Le recordamos que la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante, LOPD), es de obligado cumplimiento para “todas” las personas físicas (particulares o autónomos) o jurídicas (empresas, asociaciones, fundaciones, etc.), así como Administraciones Públicas que traten datos de carácter personal de personas físicas.

Atención. La LOPD tiene por objetivo asegurar que los datos que internautas y seguidores dejan en la página web serán tratados de forma correcta. El empresario tiene la obligación de incorporar los datos a un fichero clasificado por orden de importancia en función al tipo de datos procedente del usuario. Además de garantizar esta práctica, la empresa debe darse de alta en el registro de la AEPD. A nivel individual, el empresario deberá tener un documento de seguridad en el que queden descritas todas las normas, procedimientos, reglas y parámetros relacionados con los datos personales de los usuarios de la página.

En definitiva, la LOPD establece un conjunto de principios, derechos y deberes que requieren adaptar las organizaciones para su cumplimiento. Empresas, asociaciones, autónomos, o administraciones, tratan datos personales para su gestión ordinaria y ello les obliga a plantearse muchas preguntas:

• ¿Qué son datos personales?
• ¿Qué es un fichero?
• ¿Qué es un tratamiento?
• En caso de tratar datos, ¿hay algún dato exento de la LOPD?
• ¿Cuáles son mis obligaciones?

Hay mucho desconocimiento sobre la adaptación a la LOPD y a las empresas todavía les cuesta adaptarse. El hecho de no hacerlo, además de generar desconfianza e inquietud entre los usuarios, el empresario deberá hacer frente a una cuantiosa sanción económica que oscila entre los 600 y 60.000 euros. Debido a las elevadas sanciones que se están imponiendo tanto en la vía administrativa como en la vía judicial, no merece la pena arriesgarse y poner en peligro la reputación del negocio y asumir multas tan cuantiosas, que son cada vez más frecuentes en muchas empresas.  Independientemente del tipo de empresa y sector, es de vital importancia la adaptación a la LOPD y realizar una correcta auditoría.

Las empresas deben saber que una implantación de protección de datos es un proceso vivo y en constante cambio: de la misma forma que la información que se obtiene y se trata cambia constantemente, las circunstancias de la empresa pueden sufrir modificaciones que aconsejen una revisión y actualización de la implantación.

Lo más adecuado es que la empresa esté en todo momento asesorada por su consultor de confianza a quien poder consultar cualquier aspecto relacionado con la confidencialidad de la información y de esa manera evitar cualquier sanción en caso de inspección de la Agencia Española de Protección de Datos.

Además de las obligaciones que pudiera tener la empresa en materia LOPD, el personal a su cargo con acceso a datos de carácter personal, debe ser conocedor de las normas de seguridad que afectan al desarrollo de sus funciones y a sus consecuencias en caso de incumplimiento.

En este sentido, es clave la formación de los empleados que tengan acceso a datos de carácter personal, haciéndoles conocedores de la importancia de la normativa y formándolos sobre las funciones, obligaciones y normas que deben cumplir.

Por eso nosotros le podemos ayudar, en primer lugar a conocer el nivel de cumplimiento de la normativa de protección de datos y en segundo lugar, verificar si cumplen las medidas de seguridad exigibles en cada caso. 

Les informamos que la Ley 26/2015, de 28 de julio, de modificación del sistema de protección a la infancia y a la adolescencia establece la obligación de acreditar, para quienes pretendan acceder o ejercer profesiones, oficios y actividades que impliquen contacto habitual con menores, que no tienen antecedentes penales por haber cometido delitos sexuales.

Hasta la entrada en funcionamiento del Registro Central de Delincuentes Sexuales, el próximo 1 de marzo de 2016, la ausencia de antecedentes se acreditará mediante el certificado de penados, que puede ser obtenido a través de diversos canales.

Atención. Educadores, profesionales de servicios de pediatría, catequistas, cuidadores y canguros, monitores de tiempo libre infantil y juvenil, técnicos de actividades deportivas y lúdicas relacionadas con menores, voluntarios de ONGs, desarrollo en la infancia y puede que hasta los empleados y empleadas de hogar, estarán obligados a disponer de un certificado de antecedentes penales específico para ejercer su profesión y declarar su ausencia de antecedentes penales relacionados, específicamente, con la seguridad del menor.

¿Cómo se solicitará el certificado de antecedentes penales a partir del 1 de marzo?

En el caso de los trabajadores, pueden hacerlo a través de la página web del Ministerio de Justicia, por correo ordinario, o de forma presencial en los registros de las Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia, en las delegaciones y subdelegaciones del Gobierno y en los registros de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas y a la de cualquier Administración Local.

Las entidades en las que se va a trabajar con menores pueden solicitar el certificado de sus trabajadores de forma conjunta, previo consentimiento expreso de éstos.

Atención. Las personas que trabajan con menores en el ámbito de una relación laboral con una Administración Pública, no es necesario que lo soliciten de forma personal e individualizada, siendo suficiente con autorizar a la administración para la que trabajan a que acceda a su información penal a través de la Plataforma de Intermediación de Datos que gestiona el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Los ciudadanos que opten por la solicitud telemática, deben tener en cuenta que el sistema operativo del ordenador tiene que estar actualizado (se precisa disponer de últimas versiones de Windows, últimas o penúltimas versiones de los navegadores Chrome o Internet Explorer); deben tener un certificado digital de usuario válido (DNI electrónico, FNMT) y el abono de la tasa debe haberse realizado en las entidades bancarias que están adheridas a la pasarela de pago del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Desde el 1 de marzo, con la entrada en vigor del Real Decreto 1110/2015, de 11 de diciembre, por el que se regula el Registro Central de Delincuentes Sexuales, el certificado de antecedentes penales por delitos sexuales será específico y gratuito, y se podrá solicitar de idéntica forma que el actual certificado de penados.